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L’importance des frais généraux pour les PME

La maîtrise des coûts, et notamment des frais généraux, n’est pas une mince affaire mais malheureusement c’est un concept qui n’est pas toujours maîtrisé soit par manque de temps, soit par manque d’expertise et plus rarement par négligence.


Les grands groupes ont généralement un service achat qui s’occupe à temps plein de la gestion des frais généraux. Leur objectif ? Répondre aux besoins internes de l’entreprise tout en cadrant les relations fournisseurs et en générant d’importantes économies grâces aux multiples négociations.


Les PME quant à elle ont tendance à confier la gestion des achats au dirigeant, au directeur financier ou encore à l’assistant de direction et par conséquent c’est une charge de travail supplémentaire qui malgré son importance vient se greffer à leur rôle principal dans l’entreprise.


C’est pourquoi, très souvent, bon nombre de PME ne maîtrisent pas réellement la gestion de leur achats et y passent soit trop peu de temps, soit trop de temps pour n’obtenir que peu de résultats.



En quoi la bonne gestion des frais généraux est importante dans la vie d’une entreprise ?


Parvenir à maîtriser les frais généraux en réduisant les dépenses inutiles ou peu productives permet non seulement d'améliorer la rentabilité de l'entreprise, mais aussi de surmonter plus facilement les périodes de crises comme celle que nous traversons actuellement du COVID-19.


Beaucoup d'entreprises sont amenées à attendre que des difficultés financières surviennent pour lancer une politique budgétaire de réduction des frais généraux. Ainsi, elles entendent compenser la baisse temporaire de leur marge opérationnelle. Cependant, il est préférable d'anticiper cette rationalisation des coûts en période faste pour ne pas prendre de décisions hâtives ou malavisées qui risqueraient de fragiliser les facteurs de reprise et de décourager le personnel à un moment critique.



Comment réduire les coûts des frais généraux ?


Comme constaté plus haut, les achats hors production ou « achats périphériques » se multiplient et sont de plus en plus confiés à des secrétaires ou à des opérationnels qui se focalisent sur les critères inhérents à leur poste au détriment du coût du matériel acheté.


Afin d’améliorer ces procédés, il vaut mieux suivre certaines méthodes qui ont fait leurs preuves, en matière de réduction des frais généraux et notamment :


- Prévoir un poste de responsable des achats peut se révéler intéressant afin de centraliser cette fonction sur une seule et même personne. Cependant cette fonction a un coût, un acheteur coûte en moyenne 40.000€ par an non chargé.


- La centralisation/externalisation de la fonction achat grâce à des solutions externe à l’entreprise telle que WE BUY qui deviendra votre service achat dédié et qui s’occupera à temps plein de la gestion de vos frais généraux et de vos achats.



Les avantages d’une telle solution ?


- Le coût : un service d’externalisation des achats vous coûtera entre 100 et 600€ par mois versus le salaire d’un employé temps plein.


- L’expertise : Une équipe d’acheteurs expérimentés vous sera dédiée et mettra à votre profit tout son savoir faire afin d’optimiser vos achats et de gérer toutes les relations fournisseurs. Vous n’aurez plus qu’à vous recentrer sur votre coeur de métier et laisser agir votre partenaire achat.


- La force d’un réseau - économies : WE BUY, possède des accords cadres avec de multiples fournisseurs et vous permettra d’engendrer de très belles économies pouvant très souvent aller jusqu’à plusieurs milliers d’euros. Grâce au volume de tous ses adhérents, vous profiterez vous aussi de la force de frappe exclusive de WE BUY.


- Temps : Nous constatons souvent dans les PME que les achats sont gérés par le directeur financier, le dirigeant ou l’assistant de direction. Cependant pour que ce soit bien fait, c’est un poste qui demande du temps. Or généralement les personnes précédemment citées n’en n’ont que très peu. Alors pourquoi ne pas déléguer ce poste et vous permettre de dégager 100% de votre temps à créer de la valeur pour votre entreprise ?



La gestion des frais généraux est une affaire à prendre au sérieux et ce tout au long de la vie de votre entreprise. Ne laissez pas votre bilan vous créer de mauvaises surprises et n’ayez crainte à vous faire accompagner, vous en sortirez toujours gagnant que ce soit en temps gagné ou financièrement.

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